ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРОВЕРКУ ФОНДА
Сохранность библиотечного фонда обеспечивается необходимым режимом его хранения, охраной и постоянным контролем за его состоя¬нием.
Одним из условий сохранности библиотечного фонда является пери¬одическая его проверка, которая должна рассматриваться как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процес¬сов.
Проверка фонда (далее — ПФ) — это периодический переучет доку¬ментов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки тех биб¬лиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских доку¬ментах.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (1996 г.) определяет условия, при которых приводится обязательная проверка основных средств (фон¬дов), к которым относятся библиотечные фонды:
• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи доку¬ментов;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситу¬аций, вызванных экстремальными условиями;
• при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
• при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Кроме того, регулярно раз в несколько лет проводятся плановые про¬верки фондов. На сроки и периодичность их проведения тоже существуют нормативы, оговоренные в «Инструкции об учете библиотечного фонда».
Проверке подлежат все виды документов (включая аудиовизуальные документы (АВД), электронные и листовые издания), которым присвоен инвентарный номер.
Кроме того, во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками.
Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с пись¬мом Министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фон¬дов» (1998 г.); периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда. Для библиотек с фондом до 100 тысяч учетных единиц периодичность проверки — один раз в пять лет. Проверка фонда или его части при смене руководителя библиотеки при¬равнивается к очередному сроку, т.е. следующие пять лет отсчитываются от даты этой проверки.
Важно: Данные документы, определяющие причины и сроки инвентариза¬ции библиотечных фондов, зафиксированы в «Инструкции об учете библиотечного фонда» от 2 декабря 1998 г. №590 (Приложение 1). Согласно прика¬зу Министерства образования РФ «0б учете библиотечного фонда библио¬тек образовательных учреждений» от 24 августа 2000 г №2488 образова¬тельное учреждение руководствуется в своей деятельности данной инструк¬цией.
ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ
Проверка библиотечных фондов проводится с целью:
• определения наличия зарегистрированных в учетной документации издании; •установления соответствия фактического фонда учетным докумен¬там.
Проверка библиотечного фонда дает также возможность:
• выявить ошибки в учете, обработке и хранении изданий, а также лиц, их допустивших;
• увидеть постановку учета выданных изданий;
• выявить читательскую задолженность;
• выявить и отметить редкие, ценные, краеведческие и другие изда¬ния, требующие особого внимания библиотекаря;
• отследить интенсивность использования книг (это служит основой для внесения корректив в комплектование и улучшение пропаганды не¬заслуженно забытых книг).
ВИДЫ ПРОВЕРКИ ФОНДА
Виды проверки фонда можно разделить на плановые, экстренные (вне¬очередные) и рабочие (текущие).
Плановая проверка проводится периодически, по нормативам для дан¬ного вида библиотек,
Экстренные проверки проводятся в случае смены материально ответ¬ственного лица (прием - сдача), при экстраординарных случаях перемещения фонда (переезд, ремонт), после стихийных бедствий, способных повлечь за собой утрату части фонда, при выявлении фактов хищения и порчи документов, злоупотреблений.
Рабочие (так называемые текущие) проверки периодически проводятся для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение ошибок в рас¬становке; исправление расстановочного шифра; выявление задолженнос¬ти; выявление изданий, подлежащих списанию по разным причинам). Такие проверки включаются в план работы библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.(См. далее)