ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕРКИ ФОНДА

Плановую проверку необходимо тщательно готовить за 2 - 3 м  до проведения. В чем это выражается?
1.  Проверяем выборочно акты на списание, оформленные между верками (все ли книги вычеркнуты из инвентарных книг); если при частичной  выборке обнаружены пропуски - проверяем весь акт;
2.  Ликвидируем задолженность среди пользователей (проверяем  читательские формуляры и работаем с должниками; возвращаем (библиотечки из кабинетов, если такое практикуется в школе; не забываем книги, выданные по книгообмену между школами);
3.Работаем с «Тетрадью учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»: проверяем, все ли оформлено, как полагается, составляем соответствующие акты;
4 Просматриваем фонд на предмет правильности расстановки и списания ветхих, устаревших книг (не забыть про книги, отложенные для ремонта!). Если фонд очень большой, а списание почему - либо давно не проводилось, возможно, есть смысл запланировать отбор литературы на списание в процессе проверки фонда. Это сократит время работы, но заметно усложнит сам процесс проверки фонда и увеличит риск возможных ошибок.
Важно: Документы, в которых ведется учет библцотечных фондов, являются финансовыми документами строгой отчетности, они должны храниться в закрывающихся шкафах, доступ к которым ограничен.
Для проведения плановых проверок составляется план проверок  ( или график) на текущий год с указанием вида проверки: сплошной фонда библиотеки, частичной, выборочной.
Основанием для проведения проверки является приказ (см. Приложение 2). Приказом назначается проверочная комиссия (3-5 человек) во главе с председателем, который несет всю ответственность за ход, организацию и итоги проверки. В состав комиссии обязательно входит ответственный за проверяемый фонд сотрудник (а при передаче библиотеки принимающий библиотеку), а также представитель бухгалтерии. Создание комиссии необходимо для того, чтобы работа по проверке была юридически организована и оформлена.
В приказе также указываются причина проверки, сроки проверки, кроме того, может быть указан способ проверки и режим работы библиотеки на данный период.
Любые изменения в составе комиссии оформляются приказом
Членов комиссии необходимо познакомить с их задачами:
- разработка календарного плана ПФ;
- определение метода проверки;
- подсчет необходимых трудозатрат для определения сроков ПФ;
- непосредственное проведение проверки;
- подведение и оформление итогов ПФ.
В проверке принимают участие все работники библиотеки, могут привлекаться и временные сотрудники с оплатой по трудовому дого¬вору.

Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов: подготовительный, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.

Подготовительный этап

Подготовительные мероприятия включают:
- разработку календарного плана работы;
- подсчет необходимых трудозатрат на все виды операций (рассчиты¬ваются с использованием «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», 1997);
- определение сроков проведения проверки (зависят от числа участ¬ников и методов проверки, форм учета, структуры фонда, организации и условий труда, а также режима работы библиотеки на период провер¬ки.) 
Необходимо учесть, что ПФ проводится во время, которое менее ущер¬бно для пользователей (обязательно вывешивается объявление с указа¬нием сроков).
На время проверки библиотека закрывается, но книги от читателей принимаются.
В подготовительный период главное внимание члены комиссии уде¬ляют проверке правильности оформления учетных документов:
-  инвентарных книг;
- книг суммарного учета;
- сопроводительных документов о приеме книг;
- актов на списание между проверками;
-  актов предыдущих проверок со списками недостающих докумен¬тов.                                       
Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены, и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе должно быть вы¬полнено оформление выбытия (отметки в инвентарных книгах) всех из¬даний, которые были предназначены к списанию по результатам преды¬дущих проверок.
Только после этого комиссия приступает к непосред¬ственной проверке фонда.
Подготовительный период заканчивается инструктированием члена¬ми комиссии участников проверки и определением круга их обязанно¬стей.

Основной этап

Основной этап—проверка фонда. Существует несколько способов проверки: непосредственная сверка фонда с учетным документом (ин¬вентарной книгой), при помощи контрольных талонов, по алфавитному каталогу. Выбор зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.

Проверка по инвентарным книгам
Рекомендуется библиотекам с фондом до 50 тысяч. Этот способ отли¬чается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физичес¬кому износу. Работая парой, за 1 час можно проверить не более 80 изда¬ний.

Проверка с помощью контрольных талонов
Памятуя о том, что плановая проверка согласно документам должна проводиться раз в 5 лет, лучше выбрать другой способ проверки - по контрольным талонам, которые будут использоваться и в дальнейшем.
Суть такой проверки: издания сверяют по специально расставленным карточкам, из которых потом создают картотеку контрольных талонов. Само написание карточек (талонов) занимает значительное время (их можно подготовить заранее с помощью учащихся), но операция сличе¬ния издания с контрольным талоном резко ускоряется; этот способ отли¬чается большой результативностью.
В случае острой производственной необходимости по контрольным талонам можно проверять библиотечный фонд, не закрывая библиотеку; читателям выдают только те книги, которые уже проверены, на книжных формулярах которых и на самих изданиях стоит пометка.
Подготовить контрольные талоны можно двумя способами:
- написать, используя информацию непосредственно из инвентар¬ных книг (таким образом, талоны сразу расставляются по инвентарным номерам);
- написать, используя информацию непосредственно из документа, просмотренного' de vizu и расставить по номерам.
Что выносится на контрольный талон?
1.  Инвентарный номер (иди номера; если идут подряд для одного названия);
2. Фамилия автора;
3.  Заглавие издания (можно первые два-три слова);
4.  Год издания;
5. Цена (что зафиксирована на издании или в инвентарной книге, т.е. без переоценок).

Технология проверки книжного фонда при помощи контрольных талонов

1  вариант
Контрольные талоны написаны по инвентарным книгам и расставлены по инвентарным номерам с использованием каталожных разделителей через каждые 500 талонов, куда вынесены сведения «С №....ПО №....».
Алгоритм проверки:
•  берем издание на стеллаже
•  находим талон в картотеке
•  сверяем с записью на талоне
•  делаем принятые пометки о проверке на издании, на книжном фор¬муляре (это исключит двойной учет проверенных книг при их дальней¬шей выдаче читателям) и на талоне
•  ставим книгу на место, а талон остается в картотеке (можно в вер¬тикальном положении).
Когда все Издания проверены, переносим сведения о проверке из кар¬тотеки контрольных талонов непосредственно в инвентарную книгу (это может быть год проверки, цветная галочка или другое принятое комис¬сией обозначение).
Контрольное талоны (оставшиеся в горизонтальном положении), на которых не оказалось принятых отметок о проверке фонда, изымаем из данной картотеки и составляем из них картотеку недостающих изда¬ний; с ними ведется дальнейшая работа (розыск, подготовка акта на списание).
2  вариант
Контрольные талоны пишутся во время непосредственной проверки биб¬лиотечного фонда. Алгоритм проверки:
•  берем издание на стеллаже
•  пишем контрольный талон
•  делаем принятые пометки о проверке на издании и на талоне
•  издание возвращаем на стеллаж
•  талон ставится в ящик, где талоны расставляются по инвентарным номерам.
Когда на все издания, подлежащие проверке, написаны контрольные талоны и расставлены по инвентарным номерам, начинаем работать с инвентарными книгами. Переносим сведения о проверке с контрольных талонов в инвентарную книгу. Инвентарные номера, перед которыми не оказалось пометки о проверке, выносим в картотеку недостающих изда¬ний (т.е. пишем талон на основании записи в инвентарной книге) и про¬водим работу по их розыску.

Примерные нормы работ по контрольным талонам на одного человека за один час работы

•  «Написание талонов — 60 талонов (1 талон в минуту);
• Подбор контрольных талонов по инвентарным номерам — 270 тало¬нов (1 талон — 13 сек.);
• Сверка контрольных талонов с инвентарной книгой — 240 талонов (1,талон - 15 сек.).
В целом, на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратит¬ся 24-26 часов.                                 

Некоторые технологические правила

Во время проверки фонда необходимо учесть следующее:       
• Стеллажи, на которых стоят уже проверенные книги, помечаются обязательно, чтоб ясно видеть проверенную и не проверенную часть фонда,, т.е. иметь гарантию, что ни один стеллаж не был пропущен;
• Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библио¬течного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник про¬верки в конце дня отмечает в тетради учета номера проверенных стелла¬жей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг, а также количество отложенных книг для дальнейше¬го выяснения. Ежедневно составляется сводка;
• Если в процессе проверки вы принимаете книги от читателей, то надо заранее оговорить вариант работы с этими книгами - сразу пишет¬ся талон на принятую книгу и делается пометка о проверке или отводите таким книгам отдельное место и работаете с ними в последнюю очередь;
• Книги с разного рода недоразумениями (под данным инвентарным номером числится не та книга; отмечена как выбывшая, нет инвентарного номера и т.д.) откладывать на специально отведенное место с соответ¬ствующими записями на них (обязательно в алфавитном порядке) и раз¬бираться с ними в конце проверки.
Прежде, чем считать книги пропавшими, надо хорошо поработать; просмотреть все отложенные ранее книги с разными пометками.
Например, одно и тоже издание; один экземпляр числится списанным и стоит на специальном стеллаже (где отложены книги для выяснения), а второй, точно такой же, не найден. При полном совпадении (год изда¬ния, цена) можно аккуратно поменять инвентарный номер.
Кроме того, можно приурочить к плановой проверке школьную ак¬цию «Подари книгу библиотеке»: ребята приносят книги прошлых лет издания, среди которых могут найтись и книги, которых недостает.
При устранении ошибок и нахождении книг в инвентарной книге и на самой книге (на книжном формуляре) ставят отметку о проверке.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

Завершающий этап проверки — подведение итогов и оформление соот¬ветствующей документации - акта (с объяснительной запиской) и спис¬ком недостающих изданий и других материалов.
Из контрольных талонов на отсутствующие документы составляется картотека. В месячный срок принимают меры к разысканию всех изданий и других материалов, не обнаруженных во время проверки, к устранению возникших недоразумений.                                                     
После того, как все возможные варианты розыска недостающих доку¬ментов исчерпаны и подтверждены соответствующими документами, со¬ставляется список пропавших по неустановленным причинам изданий и других документов.
Акт с выводами комиссии и списком отсутствующих документов подпи¬сывается председателем и всеми членами комиссии и передается на рассмотрение директору образовательного учреждения. При несогласии с данными акта член комиссии ставит свою подпись и делает оговорку: «С актом проверки не согласен, см. объяснение.» ив письменном виде указы¬вает причины несогласия; все это прикладывается к акту (См. Приложе¬ние,3) . При наличии разногласий по содержанию акта окончательное решение принимает должностное лицо, подписавшее приказ о проверке. Акт (со списками) утверждает директор.
Алгоритм, исключения утраченных книг см. в Приложении 3.
В том случае если выявлено значительное расхождение данных учет¬ных документов с фактическим наличием книг, в акте должны быть вы¬воды комиссии о причинах такого положения; в качестве приложения пред¬ставляются объяснительные записки (см, Приложения 4, 5); выдвигаются предложения по устранению недостатков.
Возможные причины выявляемых потерь:
   — злоупотребления сотрудника (хищение, подделка документов, зло¬употребление служебным положением);
—  несоответствие нормам хранения библиотечного фонда (при этом открытый доступ признается как производственно-хозяйственный риск, а не как несоответствие);
— несоответствие нормам использования библиотечного фонда (чита¬тельская задолженность более 3-х лет; нарушение правил выдачи и коли¬чества выданного; выбытие учителей и учащихся из образовательного учреждения с невозвращенными в библиотеку изданиями).
Поскольку к фонду открытого доступа допускается не только библио¬текарь, но и читатель, то возникает производственно - хозяйственный риск, связанный с увеличением возможности хищения книг со стороны читателя.
Данную утрату квалифицируют как производственно-хозяйствен¬ный риск и списывают документы по акту на основании п. 18 «Положения о бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Мин¬фина РФ от 26.12.1994г. №170.
Насколько правильно поставлена работа библиотекаря по сохранности фонда, особенно при открытом доступе можно судить по одному показа¬телю: если в течение года из фонда исчезает количество документов, состав¬ляющее более 0,2 % книговыдачи, значит, следует искать причину в собствен¬ной недоработке. Необходимо искать причины (неудачное размещение фонда; слабая воспитательная работа и т.д.) и оперативно устранять их.           
Нередко причиной списания является невозврат документа пользова¬телем. Для подтверждения невозможности взыскать с пользователя за¬долженность ссылаются на зафиксированные в читательском формуляре напоминания о необходимости возврата библиотечных документов, справ¬ки из паспортного стола о его выбытий с места жительства и др. оправ¬дательную документацию
Комиссия вносит предложения по возмещению недостающих изданий,
если она возникла по вине сотрудника библиотеки; дает рекомендации по предотвращению потерь.
Заключение и предложения комиссия оформляет в протоколе, который утверждается руководителем.
По итогам проверки руководитель издает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и ответственному за фонд сотруднику; разрешает списание; принимает в случае необходимости административные меры поощрения, наказания; намечает меры к повышению уровня сохранения библиотечного фонда, сроки, ответственных за их исполнение и контроль за исполнением.

СДАЧА И ПРИЕМ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Проверка фонда при смене материально ответственного лица также производится на основании приказа директора   школы. Сроки про¬верки при приемке-сдаче не регламентированы нормативными докумен¬тами и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части.
Если сдающий фонд отказывается принять участие в проверке, то сле¬дует оформить письменное обращение к нему о необходимости участия. Если получен отказ, желательно тоже письменный, проверка проводится без сдающего фонд. Копию этого обращения необходимо приложить к материалам проверки.
В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наибо¬лее ценных и редких изданий, а также дорогостоящих и дефицитных. Заключение и предложения комиссии оформляются протоколом, который вместе с актом передается на утверждение директору. Выборочная про¬верка не может быть засчитана как плановая.
Если вместо увольняющегося заведующего нет кандидатуры на осво¬бождающееся место, то в состав комиссии включается ответственное лицо и составляется акт сдачи-приемки с указанием причин сдачи-приемки 1без проверки фонда. 
В нем указывается:
— общее количество передаваемого фонда, зафиксированное в учет¬ных документах;                                             
— перечень документов учета (инвентарные книги, книги суммарного учета и др.) и их количество;                                                   
- сведения о стоимости фонда, соответствующие данным бухгалтерс¬кого учета.                                                             
На практике встречаются случаи, когда смена материально - ответственного лица происходит без проверки фонда по следующим причинам:
— в текущем году уже проводилась плановая проверка;
-  экстренное увольнение заведующего;
— большой объем фонда и невозможность привлечения необходимого числа сотрудников для проверки фонда.         
В таких случаях фонд передается на основании учетных документов без акта проверки.
Принимающий сотрудник может потребовать проведения проверки для установления фактического наличия фонда, за который он будет от¬вечать и не подписывать типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности до проведения проверки фонда.
Таким образом, проверка библиотечного фонда очень сложный и от¬ветственный процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных со¬трудников библиотек. Кроме того, всегда надо помнить, что бухгалтер, да и другие члены комиссии — люди другой профессии. Они не обязаны знать тонкости библиотечного дела. Знакомство с представленными в списке литературы работами, посвященными использованию ряда доку¬ментов, помогут найти общий язык со всеми проверяющими, и аргумен¬тировано отстаивать свою точку зрения перед членами комиссии по про¬верке фонда.(См. далее)